对于一场成功的年会，选择一个合适的场地是前提。找到新颖的场所和设计独特的年会内容可以创造出令人难忘的情景。
合肥年会策划提醒您，企业年会策划一定不能盲目的寻找场地，而是在开始寻找活动场地前，要进行活动构想，制作活动规划表，深入了解活动空间、活动以及供应商的需求。如果活动的首要要素不具备，那么其他要素，——雄伟建筑、精致陈设、富丽堂皇——再完美也无关紧要。因此我们在选择活动场地的时候应结合策划方案，整体思考分析。
需求信息
作为活动组织者，我们需要尽量多的收集到基本信息。主要包括活动性质、时间、地域范围、规模人数、预算、特殊要求。根据这些活动基本信息，筛选适合的场地。我们不应该把场地局限在宴会厅，要尽量营造出神奇的效果，但首先要对年会策划与实施的所有相关情况提前进行准备。
候选场地
根据活动的信息去寻找满足需求的场地。可以通过场地分类网站、地图等方式搜索，或者通过会务公司建议。把找到的场地信息汇总，并分为自己意向比较强烈主选和意向一般的备选两大类。
档期查询
下面就是依次向场地方电话沟通，首先是求证信息的准确性。场地大小，场地所具有的基础设备，场地使用费用，档期有没有等。如果场地方表明已有人预定场地，也不要马上排除，询问场地方其他客户是否付定金。如果预定场地方未付定金，还是有机会可以使用该场地。
实地考察
通过电话一轮的咨询，进一步聚焦了候选场地，一般在2～3家。接下来就可以和场地的销售经理预约看场地了，建议集中一天把候选场地都考察一遍。 实地考察场地，考察哪些内容：
①场地环境
场地的环境，对营造一个想要的氛围十分的重要。首先看到的一定是场地的外部环境，交通，文化氛围是否符合活动要求，需要有一个大体的评估。
走进场地，第.一印象很重要，场地的格调、陈设是否陈旧，卫生条件如何，周围是否有噪声干扰，都是考察时需要注意到的问题。
接着是活动蕞主要的主会场，场地大小是否符合人数要求，层高有多高，是否影响活动的舞台、灯光设置。场地内是否有柱子，如果有柱子，是否会阻碍观众视线等。和主会场相关的VIP室、化妆间的设置、客房甚至是卫生间都要依次考察，特别是贵宾可能入住的房间环境都要实地体验，以便分辨场地是否合乎要求。蕞好向酒店索要一张平面图，以便后期规划。
②场地设备
考察场地时，注意询问场地设备，如果活动需要使用酒店设备，如酒店自带舞台灯光，麦克风，音响，投影，LED大屏幕等设备，都要依次打开试听。如需使用酒店舞台，需要了解酒店提供的舞台多大多高，舞台摆放位置，红毯、踏步是否有提供等。
③场地服务
场地销售及场地服务人员是否专业，若在酒店使用会场举办活动或宴请，是否提供免费停车等附加服务。
④场地餐饮
是否提供餐饮服务(有些酒店只提供住宿，不提供餐饮)不同餐标的菜单是什么样的菜品，有什么口味特色等。
⑤场地安保
消防设备的位置，安全通道在什么位置，是否畅通。场地安全用电在多少功率之内。
⑥场地报价
在关于场地的价格方面，我们要详细了解餐饮菜单价格，是否可以自带酒水，如果可以自带，酒水是否有加收开瓶费;场地租赁费，设备租赁费，若活动举办，蕞早可以何时进场搭建，是否有进场费等。
如果经过一轮考察，没有碰到心仪的场地，那么我们再次回到候选场地的步骤寻找合适的场地。
对比决策
将考察过后的各场地优劣势进行对比，选择出蕞优场地。
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